Amazon Marketplace mit Catura Adempiere verknüpfen und Prozesse automatisieren

Amazon Webservices

Erreichen die Verkäufe über einen Webshop wie Amazon eine bestimmte Marke pro Tag lässt sich der Aufwand nur noch mit einer automatisierten Abarbeitung der Aufträge über ein ERP-System bewältigen. Neben der automatischen Auftragsbearbeitung bietet das System aber auch weitere Vorteile wie die automatische Kundenbenachrichtigung und die Bearbeitung von Kundenanfragen über ein Ticketsystem.

Catura deckt mit seiner Amazon-Schnittstelle den kompletten Liefer- und Zahlungsvorgang ab. Die Abarbeitung erfolgt dabei in definierten Schritten.

Order- und Kunden-Import

Die bei Amazon eingegangenen Aufträge werden automatisch in frei wählbaren Zeitintervallen bei Amazon abgeholt und in das ERP-System übernommen.

Anhand der bei Amazon hinterlegten E-Mail und der übrigen Adressdaten werden die Kundendaten im System gefunden (Wiederholungsauftrag), andernfalls wird der Kunde im System neu angelegt.

Anschließend wird für den Kunden der von Amazon übernommene Auftrag im System angelegt und zur weiteren Verarbeitung vorbereitet.

Auftragsmanagement

Da die Zahlung für einen Auftrag direkt von Amazon vereinnahmt wird, muss bei der weiteren Bearbeitung des Auftrags der Zahlungseingang vorerst nicht berücksichtigt werden.
Die Zahlung wird später über die von Amazon gelieferte Zahlungsliste automatisch abgeglichen.

Der Auftrag kann also sofort freigegeben werden.
Durch die Auftragsfreigabe wird automatisch ein Lieferschein erstellt.

Die Daten zur Lieferung und der Lieferschein werden anschließend entweder hausintern an das Lager weitergeleitet oder nach extern an einen Versender übertragen.

Der Kunde kann automatisch per E-Mail über den Eingang seines Auftrages informiert werden. (Beachten Sie dabei bitte unseren Blogartikel zum E-Mail Modul.)

Behandlung von Sonderfällen

Nicht immer kann ein Auftrag automatisch weiterverarbeitet werden. Nehmen wir zum Beispiel an, der Kunde hat zum Auftrag im Shop eine Bemerkung hinterlegt, weil er etwa eine Frage zum Produkt hat  oder Zubehör mitbestellen möchte.
Oder der Kunde hat eine Frage zur Lieferung.

In diesem Fall erkennt das System, dass dieser Auftrag nicht automatisch verarbeitet werden kann und stellt ihn zur Bearbeitung in eine manuelle Auftragswarteschlange ein. Parallel dazu kann über unser Ticket-System (siehe dazu unseren Blogartikel über das Ticketsystem)  ein entsprechendes Ticket erstellt werden um eine zeitnahe Bearbeitung durch einen Mitarbeiter sicher zu stellen.

Der Mitarbeiter kann über das Ticket alle relevanten Kunden- und Auftragsdaten schell und einfach einsehen.

Ist der Auftrag bearbeitet, kann er vom Mitarbeiter wieder in die automatische Weiterverarbeitung eingestellt werden. Der Auftrag durchläuft dann wieder alle weiteren Stationen automatisch.

Lager- und Liefermanagement

Das System kann mehrere Versender verwalten und nach hinterlegten Kriterien auftragsbezogen daraus automatisch einen geeigneten wählen. Wird der Versand direkt im Hause abgewickelt, werden die Daten automatisch beim Lager/Versand zur Konfektionierung  eingestellt und können direkt weiterverarbeitet werden.

Wird der Versand über einen oder mehrere externe Versender abgewickelt, entscheidet das System nach einer Kriterien-Matrix, welcher Versender für den Versand am besten geeignet ist und überträgt die Daten automatisch an diesen Versender. Der Übertragungskanal (E-Mail, FTP, Online usw.) sowie das Übertragungsformat (PDF, XML, Text usw.) können dabei frei definiert und hinterlegt werden.

So können etwa Nachnahme- oder Express-Aufträge über unterschiedliche Versender abgewickelt werden. Aber auch unterschiedliche Produkt-Gewichte und -Abmessungen können bei der Auswahl des Versenders eine Rolle spielen. Das System prüft, welche im System hinterlegten Versender für die Versendung des Produktes in Frage kommen. Kriterien dafür sind etwa das Produktgewicht oder die Produkt-Abmessungen. Aber auch die Sendungsart (z.B. Express-, Nachnahme-Sendung) sowie der Lagerbestand zum Produkt beim jeweiligen Versender gehen in die Entscheidung mit ein. Werden beim Auswahlverfahren mehrere Versender gefunden, die für den Versand in Frage kommen, prüft das System, über welchen Versender die günstigste und schnellste Versendung erfolgen kann. Ist der beste Versender identifiziert, werden die Daten automatisch an ihn übertragen.

Über einen Rückgabe-Kanal (E-Mail, FTP, Online…) erwartet das System anschließend die Versandbestätigung des Versenders einschließlich der Tracking-Nummer des Paketes. Erfolgt die Versandbestätigung des Versenders (oder alternativ  aus dem eigenen Lager/Versand) nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums, löst das System für diesen Auftrag über das Ticket-System automatisch eine Meldung an einen Betreuer aus, der dann prüfen kann, ob ein Problem vorliegt.

Ist der Versand vom Lager oder dem Versender zurückgemeldet, erhält der Kunde automatisch eine E-Mail, die ihm den Versand seines Auftrages anzeigt. Die E-Mail enthält auch die Trackingnummer, mit der der Weg des Paketes beim Paketdienst online verfolgt werden kann. (Alle Details zum Versandmodul können Sie auch in unserem Blogartikel zur Versandsteuerung nachlesen.)

Parallel dazu wird bei Amazon der Auftrag als versendet markiert. (siehe dazu unten „Rückmeldung bei Amazon“.)

Rechnungs- und Zahlungsverwaltung

Nachdem die Versendung bestätigt ist, legt das System automatisch eine Rechnung für den Auftrag an und schickt diese per E-Mail als PDF-Datei an den Kunden.

Das System holt außerdem in bestimmten Zeitabständen automatisch die Zahlungsdateien bei Amazon ab und pflegt die Zahlungsmeldungen von Amazon automatisch in das System ein. Gegen diese Zahlungsmeldungen werden die offenen Kundenrechnungen als bezahlt gebucht.

Auf Wunsch können die offenen Rechnungen sowie die Zahlungen über eine Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Kundeninformation und -kommunikation

Wie schon in den vorhergehenden Abschnitten erläutert, werden die Kunden an verschiedenen Punkten in der Auftragsabwicklung automatisch über den Status ihres Auftrags und ihrer Lieferung per E-Mail informiert.

Auch der Rechnungsversand erfolgt automatisch per E-Mail als PDF-Datei.

Optional kann dem Kunden in einem zeitlichen Abstand nach der Rechnung noch eine E-Mail zugestellt werden, in der ihm noch einmal für den Kauf gedankt wird und er um eine Bewertung bei Amazon oder auf einer Bewertungsplattform gebeten wird.
Dabei wird der Link zur Bewertung bereits in der E-Mail mitgeliefert. Der Kunde muss also nur noch den Link klicken und landet direkt bei der entsprechenden Bewertung.
(Bitte beachten Sie hierzu auch unseren Blogartikel zum Bewertungs-Modul.)

Damit können die positiven Kundenbewertungen zum Shop und Produkt signifikant erhöht werden. Da zukünftige Interessenten ihre Kaufentscheidung beim Besuch des Shops nicht zuletzt von der Anzahl und der Qualität der Bewertungen abhängig machen, ist dies ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Shops und der darin verkauften Produkte.

Rückmeldungen an Amazon

Das Ranking bei Amazon hängt nicht zuletzt an der schnellen Lieferung an den Kunden. Verspätete Lieferungen haben einen deutlich negativen Einfluss auf das Ranking. Schnelle Rückmeldungen haben umgekehrt einen positiven Effekt.

Deshalb wird nach der Versendung des Auftrags nicht nur der Kunde selbst informiert, sondern auch bei Amazon erfolgt die Rückmeldung zum Versand des Auftrags automatisch und zeitnah.

Den Überblick behalten

Um den Überblick über alle automatisch und manuell bearbeiteten Aufträge und deren aktuellen Status nicht zu verlieren, stellt das System ein Cockpit zur Verfügung, in dem alle laufenden Aufträge mit ihrem derzeitigen Status dargestellt werden.

Hier kann auf einen Blick erfasst werden, welcher Auftrag bereits geliefert wurde, über welchen Versender die Sendung erfolgt ist, ob und wann die Tracking-Nummer zurückgemeldet worden ist und ob bereits eine Rechnung / Zahlung vorhanden ist.

Aus dem Cockpit heraus kann direkt in alle Dokumente (Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlung, Kundendaten) mit ein bis zwei Mausklicks gewechselt werden.

 Fazit

Ist der Shop und das ERP-System sowie der Versand gut aufeinander abgestimmt, kann ein sehr hoher Anteil der Shop-Aufträge vollautomatisch im System abgearbeitet werden. Damit erhöhen Sie den Automatisierungsgrad bei der Auftragsabarbeitung erheblich. Das setzt im Unternehmen wertvolle Zeit der Mitarbeiter frei. Die Mitarbeiter können sich verstärkt auf die Bearbeitung individueller Fälle sowie auf die direkte Betreuung der Kunden konzentrieren. Das wiederum erhöht die Kundenzufriedenheit und wirkt sich stark auf die positiven Kundenbewertungen aus. Damit haben Sie aber wichtige Weichen für den Erfolg Ihres Shops in Richtung Wachstum gestellt. Ein Wachstum, das Sie durch die automatisierte Abarbeitung der Aufträge auch in Zukunft sicher im Griff haben.

Natürlich kann die automatische Auftragsbearbeitung auch für andere Shops – etwas Ebay oder Gambio – realisiert werden. Beachten Sie dazu bitte unsere entsprechenden Blockartikel.

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