E-Mail Anbindung an das ERP und CRM

Catura ERP E-Mail Modul

Über die E-Mail Anbindung lassen sich E-Mails automatisiert in das ERP-System einlesen und aus dem System heraus versenden.

Das E-Mail Modul stellt im ERP-System einen eigenen Mail-Client zur Verfügung.
Es können von einem externen Mail-Server (IMAP) E-Mail eingelesen und versandt werden. Beim Mailversand kann eines der hinterlegten Mailkonten als Versandkonto ausgewählt werden.
Die Mails können auf (privaten) Benutzerkonten oder allgemein im System verwaltet werden. In Verbindung mit anderen Modulen (Ticket-System, CRM-Verkaufs-Chancen) können die Mails automatisch zugeordnet und verarbeitet werden.

E-Mail Empfang

Es können pro ERP-Benutzer (User) mehrere externe Mailkonten auf verschiedenen Mail-Servern (IMAP) eingerichtet werden.

Für allgemeine Mailkonten (z.B. „info@…“ oder „vertrieb@…“) lassen sich zentrale Mailkonten einrichten.

Die Abfrage der Mailkonten kann automatisch und zeitgesteuert in beliebigen Abständen erfolgen.

E-Mail Versand

Es könne aus dem ERP-System heraus E-Mail versandt werden.

Dabei kann entweder eine neue E-Mail erzeugt werden oder auf eine bestehende Mail geantwortet werden. In beiden Fällen werden die Empfänger- und Absenderdaten automatisch in die Mail eingetragen.

Darüber hinaus können einer Mail Dateianhänge angefügt werden. Die Anhänge können wie bei anderen Mailprogrammen auch, direkt von der Festplatte des Benutzers eingelesen werden. Zusätzlich können aber auch alle im ERP-System vorhandenen Dokumente (Angebote, Aufträge, Lieferschein, Rechnungen usw.) direkt als Anhang ausgewählt werden.

Auch die aus dem ERP-System versandten E-Mails werden zum Mail-Server (IMAP) übertragen und stehen dann in anderen E-Mail Programmen automatisch im „Gesendet“ Ordner zur Verfügung.

E-Mail Zuordnung

Im System können für jedes externe E-Mail Konto ein internes Mail-Konto angelegt werden. Auf diese Weise können die E-Mails aus verschiedenen Konten des Benutzers getrennt verwaltet werden.

Das System kann aber auch so konfiguriert werden, dass alle E-Mails im System in ein einziges Konto zusammengeführt werden. Dann werden die E-Mails aus den verschiedenen externen Mail-Konten beim abholen in ein gemeinsames Konto des Benutzers einsortiert.

Die Mails, die an ein allgemeines Konto adressiert sind (vertrieb@…, info@…), werden in zentralen E-Mail Konten geführt und können von einer Mitarbeiter-Gruppe eingesehen und verwaltet werden.

Anbindung an andere Module

Das E-Mail Modul kann mit anderen Modulen aus dem System verknüpft werden.

Ticket-System

Im Ticket-System können eingehende E-Mails (z.B. an eine bestimmte E-Mail Adresse wie „service@….“) automatisch ein Ticket erzeugen und in eine bestimmte Ticket-Queue einstellen.
Jede E-Mail, die einem Ticket zugeordnet wird, erhält automatisch eine Ticket-Signatur.
Wird auf eine dieser Mails mit „Antworten“ geantwortet, erhält auch die neue Antwort E-Mail diese Ticketsignatur. Damit können alle E-Mails, die zu einem Ticket gehören automatisch diesem zugeordnet werden. Auf diese Weise wird der gesamte E-Mail Dialog zu einem Ticket automatisch beim Ticket archiviert und ist jederzeit einsehbar.
Die E-Mails, die einem Ticket zugeordnet sind, können von jedem Benutzer eingesehen werden, der Zugang zu diesem Ticket hat.

CRM Modul

Im CRM-Modul können eingehende E-Mails automatisch einer Verkaufs-Chance zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt dabei automatisch über die Absender und Empfängeradresse der E-Mail. Mails können aber auch nachträglich manuell einer Verkaufs-Chance zugeordnet werden.
Damit wird automatisch der gesamte E-Mail Dialog zu einer Verkaufs-Chance im System dokumentiert und kann jederzeit eingesehen werden.
Die E-Mails, die einer Verkaufs-Chance zugeordnet sind, können von jedem Benutzer eingesehen werden, der Zugang zu dieser Verkaufs-Chance hat.

Webshop Module

In den Webshop-Modulen werden die Kunden automatisch zum Auftrags-Status per E-Mail informiert. Diese Mail werden vom System automatisch anhand von Vorlagen erstellt und versandt. Das E-Mailkonto, über das der Versand erfolgt, kann im System hinterlegt werden. Die versendeten E-Mails werden automatisch im Konto als gesendet eingestellt und zum E-Mail Server übertragen. Wird das E-Mailkonto von einem externen Mailprogramm (Outlook, Thunderbird usw.) abgerufen, sind auch diese Mails dort sichtbar und können bearbeitet werden.
Lesen Sie bitte die Einzelheiten dazu auf unserer Seite zu den Webshops und in unserem Blog-Artikel „Webshop-Aufträge automatisiert verarbeiten“ nach.

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