ERP Programm für Unternehmen

Was können Sie von unserem ERP-Programm erwarten?

Im Kern können Sie von unserem ERP-Programm den Standardumfang eines ERP-Systems erwarten.

Worin liegen die Stärken unserer ERP-Lösung?

Die Stärke liegt zum Einen in der kompromisslosen Anpassung des Systems an Ihre individuellen Abläufe im Unternehmen.

Zum Zweiten liegt die Stärke auch im hohen Automatisierungsgrad, den wir bei Ihren Abläufen im Programm erreichen. Das bedeutet, viele Vorgänge und Abläufe, die Sie im Moment noch manuell erledigen werden später automatisch oder halbautomatisch vom Programm erledigt. Das spart eine Menge Zeit und setzt Potenzial für andere Aufgaben im Unternehmen frei.

Einige Fallbeispiele sollen das im Anschluss verdeutlichen.
Im Anschluss finden Sie dann die Liste der wichtigsten Programmfunktionen nach Themen gegliedert.

Fallbeispiele

  • Fallbeispiel 1: Onlinehandel mit externen Versendern

    Onlinehändler mit eigenem Shop und zusätzlichen Verkauf über Amazon und Ebay.
    Stellen Sie sich einen Onlinehändler vor, der eine kleine, aber feine Produktpalette über verschienden Online-Plattformen wie z.B. Ebay und Amazon vertreibt. Ergänzend dazu betreibt er über eine eigene Webpräsenz auch einen eigenen Onlineshop.

    30-70 Aufträge durchschnittlich pro Tag, mit Spitzen bis zu 500 Aufträgen/Tag.
    Pro Tag laufen durchschnittlich 30-70 Bestellungen auf alle drei Shops verteilt ein.
    In der Hauptsaisson können es aber auch bis zu 500 Aufträge pro Tag sein.
    An eine manuelle oder halbautomatische Abarbeitung dieser Menge ist ohne hohen Personaleinsatz nicht zu denken.

    Versand über Versender mit unterschiedlichen Profilen und eigenem Lager vor Ort.
    Der Onlinehändler führt ein eigenes, kleines Lager im Haus. Aber den größten Teil seiner Ware lagert er bei seinen Versendern ein. Der erste Versender kann größere Auftragsmenge verarbeiten, der zweite, mit geringerer Lagerkapazität, ist für den Versand von Express- und Nachnahmelieferungen zuständig.  Für große und schwere Produkte aus seinem Sortiment, die nicht über Paketdienste verschickt werden können, ist eine Spedition als dritter Versender zuständig.

    Anforderungen an das Programm
    Das Onlinegeschäft ist ein schnelles Geschäft. Der Kunde bestellt und möchte in der Regel spätestens am übernächsten Tag die Ware im Haus haben. Amazon zollt dem Rücksicht, indem es Händler mit zuverlässiger und schneller Lieferung im internen Ranking höher einstuft. Andererseits dürfen bei der Abwicklung auch keine Fehler passieren. Eine schlechte Kundenbewertung ist dann oft die Folge und die hinterlässt im Ranking sofort deutliche Spuren.

    Die Anforderungen an das Programm sind also:

    • Schnellstmögliche Lieferung der Ware.
    • Schnellstmögliche Bestätigung des Versands mit Trackingnummer an den Kunden und an den Shop.
    • Hohe Transparenz des Ablaufs für den Kunden und den Händler.
    • Automatische und günstige Abwicklung des Versands.
    • Monitoring der Abläufe und Alarmfunktion wenn Problemen oder Besonderheiten auftreten.

    Die Abarbeitung durch das Programm sieht folgendermaßen aus:

    Automatisches Abholen der Aufträge aus den Shops
    Zeitgesteuert, mehrmals am Tag, werden die Aufträge aus allen Shops reihum abgeholt und in das System eingelesen.
    Anlegen von Neukunden und des Auftrages im Programm.
    Bestellt ein Kunde das erste Mal, legt das Programm neben den Auftrag automatisch auch den Kunden im System an. Dabei werden seine Kontaktdaten sowie Rechnungsadresse und Lieferadresse angelegt und gespeichert.
    Anschließend wird der Auftrag wird im System angelegt und dem Kunden zugeordnet.
    Automatisches Ermittlung des Versandweges und Zuordnung des Versenders.
    Abhängig vom Auftragstyp (Normal, Express, Nachnahme) und der Versandart für das Produkt (Paketdienst oder Spedition) wird der Versender automatisch ermittelt und im Auftrag zugeordnet.
    Prüfen des Auftrages auf besondere Merkmale.
    Das System prüft nun den Auftrag auf Besonderheiten, die eine automatische Abarbeitung verhindern. Das kann etwa eine Kundenbemerkung sein (im Shop beim Auftrag hinterlegt), die von einem Mitarbeiter gelesen und bewertet werden muss. Das kann aber auch z.B. der Versand eines großen Produktes an eine Packstation sein, was technisch nicht möglich ist. Findet das Programm solche Merkmale, sortiert es den Auftrag zur weiteren, manuellen Bearbeitung aus. Gleichzeitig wird ein Ticket erzeugt und damit die weitere, interne Bearbeitung des Vorfalls sichergestellt. Im Falle der „Packstation“ etwa erhält der Kunde sofort eine automatische E-Mail, die ihm den Sachverhalt darlegt und ihn bittet, eine Adresse zu nennen, an die geliefert werden kann. Diese Mail wird bereits mit der Ticket-ID versendet. Antwortet der Kunde per Mail (Antwortfunktion in seinem Mail-Client), dann wird auch seine Antwort vom Programm automatisch dem Ticket zugeordnet. Der Mitarbeiter, der schließlich mit der Bearbeitung des Tickets betraut ist, hat also möglicherweise schon beim Öffnen des Tickets die Antwort des Kunden vorliegen und kann den Auftrag sofort entsprechend bearbeiten und ihn dann wieder zur weiteren, automatischen Abarbeitung freigeben.
    Prüfen der Zahlung und Freigabe für den Versand.
    Nun prüft das Programm, ob die Zahlung für den Auftrag vorliegt und gibt in Abhängigkeit davon den Auftrag zum Versand frei.
    Der Auftrag wird jetzt in die Auftrags-Warteschlange des entsprechenden Versenders eingestellt.
    Auftragsbearbeitung und Versand durch den Versender.
    Der Versender kann sich per Online-Zugang in das System einloggen. Dort kann er die für ihn eingestellte Liste der aktuellen Aufträge einsehen.
    Er kann zu jedem Zeitpunkt eine Menge von Aufträgen für eine Pickliste zusammenstellen und anschließend die Lieferscheine und Paketaufkleber automatisch durch das Programm erstellen lassen. Die Lieferscheine erhält er als PDF-Datei zum Ausdruck bei sich vor Ort. Die Versanddaten erhält er in Form einer Import-Datei für sein Labelprogramm (z.B. DPD). Sind die Pakete für den Versand bereit, meldet er per Datei die Paket- und Trackingnummern mittels Upload an das Programm zurück.
    Die Pakete können anschließend in den Versand gehen, der Lagerbestand für die versendeten Waren wird automatisch nachgeführt, sodass das Programm immer exakt die aktuellen Lagerbestände ermitteln kann.
    Versandmeldung an den Kunden und Rückmeldung an den Shop.
    Das Programm liest nun die Datei mit den versendeten Paketen, die der Versender hochgeladen hat,  automatisch ein und ordnet die Trackingnummern automatisch den erstellten Lieferscheinen zu.
    Anschließend verschickt das Programm automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Kunden-Mailadresse mit der Versandmeldung, inklusive der Trackingnummer des Paketes.
    Parallel dazu erfolgt automatisch die Rückmeldung des Versandes – auch inklusive der Trackingnummer – an den Shop.
    Rechnung erstellen und an den Kunden versenden.
    Sofort oder wenn gewünscht mit einer zeitlichen Verzögerung von 1-2 Tagen erstellt das Programm automatisch die Kundenrechnung sendet sie per E-Mail an den Kunden. Der Kunde erhält also die Ware und die Rechnung annähernd zeitgleich.
    Bitte um Bewertung per E-Mail an den Kunden
    In einem zeitlichen Abstand von 3-7 Tagen nach der Rechnung erhält der Kunde eine abschließende E-Mail. Man bedankt sich für den Kauf und nennt ihm die Möglichkeit, sich per E-Mail oder Telefon bei Fragen oder Problemen an die Hotline zu wenden. Das verstärkt das Vertrauen des Kunden und stärkt die Kundenbeziehung. Im zweiten Teil der E-Mail wird der Kunde gebeten, eine Bewertung des Kaufes vorzunehmen. Bereits in der E-Mail sind die Links zu den entsprechenden Bewertungsportalen integriert. Der Kunde muss also nur noch einen Link klicken und kann dann – seine wahrscheinlich – positive Bewertung abgeben.

    Fazit
    Ein hoher Anteil an Aufträgen (nahe 100%) wird so vom Programm vollautomatisch abgearbeitet. Manuelles Eingreifen ist nur auf Seiten der Versender notwendig. Oder wenn besondere Auftrags-Merkmale auftreten, die eine manuellen Bearbeitung notwendig machen. Das System kann beliebig skalieren. Ob 10 oder 1000 Aufträge pro Tag abgearbeitet werden, hängt praktisch nur von der Kapazität der Versender ab.

    Sollten Sie weitergehende Fragen haben, freuen wir uns über eine kurze Nachricht von Ihnen.
    Sie können uns per E-Mail unter vertrieb@catura.de, telefonisch unter +49 851 966 2708 0 oder über unser Kontaktformular erreichen.

    Besten Dank für Ihr Interesse!

Standardfunktionen des Programms

Hier stellen wir Ihnen nun einen kurzen Überblick über die Kern-Funktionen unseres ERP-Programm vor.
Für Ihr Programm stellen wir die einzelnen Bausteine nach Ihren Anforderungen individuell zusammen und passen sie an Ihre Abläufe an.
Das System wird also eng an Ihre Gegebenheiten angepasst.
Dort wo der Funktionsumfang und -ablauf der Standardfunktionen nicht ausreicht, programmieren wir für Sie entsprechende Erweiterungen.

Machen Sie sich selbst ein Bild.

Unter den Überbegriffen finden Sie eine detaillierte Liste der Funktionen.

  • Mandanten, Organisationen, Benutzer
    • Das Programm kann mehrere Mandanten verwalten.
    • Das Programm kann innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationen verwalten.
    • Das Programm verwaltet die Benutzer anhand ihrer Nutzer-Rollen.
    • Die Nutzer-Rolle legt fest, was ein Benutzer im Programm sehen und bearbeiten kann.
  • Geschäftspartner

    Geschäftspartner sind im Programm alle Personen oder Firmen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben.
    Das sind natürlich Ihre Kunden. Wenn Sie den Einkauf mit in das System integrieren, dann werden zusätzlich auch die Lieferanten mit verwaltet.
    Sie können aber auch Ihre freien Mitarbeiter oder die Mitarbeiter im Außendienst als eigenständige Geschäftspartner verwalten.

    Kundenverwaltung

    • Es können beliebig viele Kunden verwaltet werden.
    • Pro Kunde können beliebig viele Adressen (Rechnungs- und Lieferadressen) verwaltet werden.
    • Pro Kunde können beliebig viele Ansprechpartner verwaltet werden.
    • Zu jedem Ansprechpartner können individuelle Kontaktdaten gespeichert werden.
    • Jeder Ansprechpartner kann einer Adresse (Standort) zugeordnet werden.
    • Jeder Kunde kann seine individuelle Kundennummer erhalten.
    • Ist ein Kunde auch ein Lieferant, kann er eine abweichende Lieferanten-Nummer erhalten.
    • Jedem Kunden sind seine Vorgabewerte wie z.B. Zahlungskonditionen zugeordnet.
    • Die Vorgabedaten werden bei der Auftragserfassung automatisch vom Kunden in den Auftrag übernommen.
    • Jedem Kunden kann bei Bedarf eine eigene Preisliste zugeordnet werden.
    • Jedem Kunden kann ein interner Mitarbeiter zugeordnet werden.

    Lieferantenverwaltung

    • Es gelten die selben Kriterien wie für Kunden.
    • Ist ein Lieferant gleichzeitig auch Kunde, dann kann ihm eine separate Kunden-Nummer zugeordnet werden.

    Außendienst

    • Es gelten die selben Kriterien wie für Kunden und Lieferanten.
    • Jedem Mitarbeiter im Außendienst kann eine eindeutige Vertreternummer zugeordnet werden.
    • Außendienstmitarbeiter können über einen Web-Client per Browser von extern auf das System zugreifen.

  • Produkte
    • Es können beliebig viele Produkte verwaltet werden.
    • Ein Produkt hat eine Produktbezeichnung und einen Beschreibungstext.
    • Einem Produkt können eines oder mehrere Bilder zugeordnet werden.
    • Zu einem Produkt können lieferantenspezifische Daten (z.B. Produktnummer beim Lieferanten) zugeordnet werden.
    • Zu einem Produkt können kundenspezifische Daten (z.B. Produktnummer beim Kunden) zugeordnet werden.
    • Zu einem Produkt kann eine Stückliste verwaltet werden.
    • Zu einem Produkt können Chargen- oder Seriennummern verwaltet werden.
    • Zu einer Charge kann ein Ablaufdatum verwaltet werden.
    • Ein Produkt kann auf beliebig vielen Preislisten gelistet werden.
    • Ein Produkt kann lagerverwaltet werden (setzt die Funktion „Lager“ voraus).
    • Es können Dienstleistungsprodukte angelegt werden.
    • Zu einem Produkt können Mindestbestände verwaltet werden.
    • Ein Produkt kann bei mehreren Lieferanten bezogen werden.
    • Einem Produkt kann ein Hauptlieferant zugeordnet werden.
    • Ein Produkt kann einer Produktgruppe zugeordnet werden.
    • Es können beliebig geschachtelte Produktgruppen angelegt werden.

  • Lager
    • Es können beliebige Lagerstandorte, Lager und Lagerplätze angelegt werden.
    • Jedem Produkt kann eine Standardlagerplatz zugeordnet werden.
    • Jede Materialbewegung wird in einem Lagerjournal dokumentiert.
    • Zu jedem Lager kann zu jedem Zeitpunkt eine Inventur durchgeführt werden.
    • Zu jedem Lager kann für einen Zeitraum eine Lagerbewegungsliste erstellt werden.

  • Einkauf
    • Bestellvorschlag nach Produktmindestbestand und Lagerbestand.
    • Automatische Bestellung aus Bestellvorschlagsliste.
    • Wareneingang komplett nach Bestellung oder pro Bestellpositon / Menge.
    • Automatische Lagerbuchung mit Lagerjournal.
    • Chargenerfassung manuell oder per Scanner.
    • Automatische Lieferantenrechnung mit Übergabe an die Buchhaltung (z.B. Datev).

  • Verkauf
    • Erstellung und Verwaltung Angebote mit Überführung in Auftrag.
    • Auftragserfassung manuell oder aus Angebot.
    • Automatisches Auftragsrouting für Versender bei externen Versand
    • Automatische Kundenbenachrichtigung bei Auftragseingang.
    • Übergabe der Versand-Daten an Labelprogramm beim Versender (z.B. für DPD).
    • Automatisches Rücklesen der Trackingnummern (Versand) z.B. bei DPD.
    • Automatische Kundenbenachrichtigung mit Trackingnummer, wenn Auftrag im Versand.
    • Automatische Erzeugung der Rechnung und automatischer Versand, wenn gewünscht zeitversetzt, per PDF und E-Mail.
    • Erfassung von Zahlungen per Amazon-Zahlungsliste oder PayPal.
    • Automatische Freigabe der Lieferung nach Zahlungseingang.
    • Zahlungserfassung manuell oder über Zahlungsstapel aus der Buchhaltung (z.B. Datev).
    • Verwaltung von Lieferrückständen.
    • Verwaltung von offenen Posten.
    • Mahnwesen

  • Onlinehandel
    • Automatische Auftragsübernahme aus Webshop (Amazon, Ebay, Gambio und weitere).
    • Automatsiches Erfassen von Kunden aus Shopaufträgen.
    • Automatische und zeitnahe Rückmeldung des Versands an den Shop (z.B. Amazon).
    • Shopanbindung an Amazon.
    • Shopanbindung an Amazon FBA.
    • Shopanbindung an Ebay.
    • Shopanbindung an Gambio.
    • Automatischen Routing des Versandauftrages nach Versenderprofil und Lagerbestand beim Versender.
    • Automatische Erkennung von Sonderfällen wie z.B. „Auftrag mit Kundenbemerkung“ oder „Auftrag mit Versand an Packstation“ und Umschalten auf manuelle Bearbeitung.

  • E-Mailanbindung

    Verwalten Sie besondere E-Mail-Konten (z.B. service@domäne.de) direkt über das E-Mail System im Programm. Lesen Sie automatisch und zeitgesteuert alle eingehenden Mails auf diesem Konto in das Programm ein und lassen Sie sich bei der weiteren Bearbeitung durch das Programm optimal unterstützen.

    Manuell erstellte E-Mails oder erhaltene E-Mails können vom Benutzer über seine lokalen E-Mail-Client per „Copy and Paste“ in das Programm eingestellt werden.

    • Einbindung von IMAP Mailkonten in das Programm.
    • Automatische Abholung und Verarbeitung von Mails.
    • Automatische Erzeugung von Tickets (siehe Ticketsystem) bei bestimmten Mailmerkmalen.
    • Versand von E-Mails aus dem Programm heraus.
    • Manuelles Einstellen von Mails in das Programm über einen beliebigen E-Mail-Client auf dem Benutzer-Rechner.
    • Versendete Mails aus dem Programm heraus sind am E-Mail-Client des Benutzers sichtbar (IMAP-Konto).
    • Automatisches Zuordnen von Antworten auf ein Ticket-E-Mail zum Ticket.

  • Ticketsystem

    Verwalten Sie alle besonderen „Ereignisse“ in Ihren Arbeitsabläufen mit einem Ticket-System und stellen Sie sicher, dass kein Kundenkontakt „verloren“ geht.

    • Automatisches Erstellen eines Tickets nach definierten Merkmalen bei E-Mail Eingang.
    • Manuelles Erzeugen eines Tickets.
    • Automatisches Erstellen eines Tickets nach definierten Merkmalen bei der Übernahme eines Auftrags aus dem Onlineshop.
    • Automatische Zuordnung aller ein- und ausgehenden Tickets anhand der Ticket-ID in der E-Mail.
    • Zuordnung von Tickets zu einer Ticket-Queue.
    • Zuordnung von Benutzern zu einer Ticket-Queue.

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